Dokumente und Ordnungen

Archivordnung

der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH)

vom 09. November 1994

Gemäß § 14 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen vom 17. Mai 1993 und § 125, 128 des Gesetzes über die Hochschulen im Freistaat Sachsen vom 4. August 1993 erlässt der Senat der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH) nachfolgende Archivordnung:

§ 1 Rechtsstatus

1. Das Hochschularchiv ist eine zentrale wissenschaftliche Einrichtung an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH).

2. Das Hochschularchiv ist für die Übernahme und Aufbewahrung der archivwürdigen Unterlagen und der Sammlungen aller Abteilungen der Hochschule zuständig.

§ 2 Leitung

Das Hochschularchiv wird von einem Leiter geführt.

Der Leiter vertritt die Hochschule in allen Archivangelegenheiten; er ist für die Verwaltung des Archives, seine dienstlichen und wissenschaftlichen Aufgaben, den Einsatz der Mitarbeiter sowie für die Verwendung der finanziellen Mittel verantwortlich.

§ 3 Begriffsbestimmung

1. Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen, die bei den Struktureinheiten der Hochschule, bei natürlichen oder juristischen mit der Hochschule verbundenen Personen des öffentlichen Rechts erwachsen.

Zum Archivgut gehören auch Dokumentationsmaterial, das in Ergänzung des Schriftgutes vom Archiv gesammelt wird sowie Findhilfsmittel, die der Nutzung dienen.

2. Archivgut sind vor allem Urkunden, Urkundenbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bilder, Film- und Tonmaterial sowie maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung notwendigen Programme.

3. Archivwürdig sind alle Unterlagen, die von bleibendem Wert für die wissenschaftliche Arbeit sind, der Sicherung rechtlicher Belange von natürlichen Personen dienen bzw. denen besondere Bedeutung für die Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung zukommt.

4. Die Archivierung beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Verwahren und Erhalten, Erschließen und Nutzbarmachen des Archivgutes.

§ 4 Aufgaben des Hochschularchives

1. Das Archiv hat die Aufgabe, das Archivgut der Hochschule und ihrer Rechtsvorgänger gemäß ihrer Zuständigkeit zu archivieren.

Darüber hinaus kann das Archiv aufgrund von Vereinbarungen, letztwilligen Verfügungen u.a. das Archivgut (Nachlässe) von Privatpersonen übernehmen.

Das Archiv kann ferner das Schriftgut mit der Hochschule verbundener Gesellschaften, Vereine, Stiftungen und Organisationen übernehmen, sofern das deren Schriftgutverwaltung nicht anderweitig verfügt.

Das Archiv ordnet, verzeichnet, lagert und erschließt die übernommenen Bestände in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Archivwissenschaft und macht sie der wissenschaftlichen Forschung sowie der Auswertung im öffentlichen Interesse zugänglich.

2. Zu den Aufgaben des Archives gehören darüber hinaus die Publikationen von Arbeitsergebnissen in Form von Bestandsübersichten und Inventarverzeichnissen, die Veröffentlichung eigener Forschungsergebnisse sowie  die Mitwirkung an Ausstellungen und Öffentlichkeitsarbeit zur Hochschulgeschichte.

3. Solange die Hochschule keinen Kustos zur Betreuung der Sammlungen beschäftigt, sichert das Archiv die Erfassung  und Aufbereitung des Ausstellungsfundus der Hochschule.

4. Das Archiv unterstützt im Rahmen der Vorfeldarbeit die  Struktureinheiten bei der Verwaltung des Schriftgutes.

5. Das Archiv unterstützt die Ausbildung von Studenten durch Betreuung bei Belegarbeiten u. ä..

§ 5 Anbieten und Übernahme

1. Alle Struktureinheiten der Hochschule sind verpflichtet, das dienstliche Schriftgut, das für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt wird, auszusondern und dem Hochschularchiv zur Übernahme anzubieten. Das soll in der Regel, sofern nicht andere Festlegungen vereinbart werden, spätestens 15 Jahre nach Entstehen der Unterlagen erfolgen. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf Materialien, die besonderen Rechtsvorschriften unterliegen. Ausgenommen sind die Vorschriften über Löschung und Kassation unzulässig erhobener oder verarbeiteter Daten und Materialien.

2. Über die Archivwürdigkeit des angebotenen Schriftgutes und seine Übernahme entscheidet das Archiv in Verbindung mit den Struktureinheiten nach Einsichtnahme in das angebotene Schriftgut.

3. Die Struktureinheiten der Hochschule dürfen Schriftgut nur vernichten oder Daten löschen, wenn das Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb von 2 Monaten über die Archivwürdigkeit der angebotenen Materialien entschieden hat. Vom Anbieten von Schriftgut ohne besonderen Wert kann in Abstimmung mit dem Archiv abgesehen werden. Ausgesonderte Unterlagen, die das Archiv nicht übernimmt, sind in den Struktureinheiten zu vernichten, sofern keine begründete Annahme besteht, dass damit schutzwürdige Belange Dritter beeinträchtigt werden. Die Vernichtung von Schriftgut ohne Zustimmung des Archivs ist untersagt.

4. Das Hochschularchiv kann bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen Unterlagen als Zwischenarchivgut übernehmen. Die Aufbewahrung erfolgt im Auftrag der abgebenden Stellen bzw. deren Rechtsnachfolger. Die abgebenden Struktureinheiten sind weiterhin für die Unterlagen verantwortlich und entscheiden über deren Benutzung durch Dritte. Das Archiv nimmt die Aufbewahrungsfristen wahr und ist für die dringendsten technischen und organisatorischen Maßnahmen verantwortlich.

§ 6 Verwaltung und Sicherung des Archives

1. Das Hochschularchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut. Es ist verpflichtet, das Archivgut zu bearbeiten und einer ordnungsgemäßen Nutzung zuzuführen.

2. Das Archiv ist berechtigt, nicht archivwürdige Unterlagen zu vernichten. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut ist wirksam vor Schädigung, unbefugter Benutzung, Vernichtung und vor Verlust zu bewahren.

3. Das Archivgut ist Teil des Kulturgutes der Hochschule und somit des Freistaates Sachsen und damit unveräußerlich.

§ 7 Nutzung des Archivgutes

Die Entscheidung über die Benutzung liegt in der Regel beim Archiv. Die näheren Umstände der Nutzung werden durch eine Benutzungsordnung geregelt.

§ 8 Schlussbestimmung

1. Die Archivordnung ist für alle Struktureinheiten der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH) verbindlich.

2. Änderungen der Archivordnung bedürfen vor Inkrafttreten der Zustimmung des Senates der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH).

§ 9 Inkraftsetzung

Die Archivordnung der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH) tritt durch Senatsbeschluss mit Wirkung vom 09. November 1994 in Kraft.

Benutzungsordnung für das Hochschularchiv

der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH)

vom 09. November 1994

§ 1

1.  Jedermann, der ein berechtigtes Interesse nachweist, hat das Recht, das Archivgut der Hochschule Mittweida zu benutzen, soweit dem Sperrfristen, Rechtsvorschriften oder Festlegungen mit archivgutabgebenden Stellen und Personen nicht entgegenstehen.

2. Die Benutzung kann eingeschränkt bzw. versagt werden, wenn:

a) Grund zur Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Hochschu­le gefährdet würde;

b) Grund zur Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen;

c) Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern;

d) der Erhaltungszustand des Archivgutes dagegenspricht;

e) ein unvertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde;

f) Vereinbarungen mit früheren oder gegenwärtigen Eigentümern entgegenstehen.

3. Mit Ausnahme von Unterlagen, die bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt bzw. der Öffentlichkeit zugänglich waren, bleibt das Archivgut entsprechend des Bundes- und Landesarchivgesetzes für eine dreißigjährige Frist, gerechnet vom Tage der Entstehung, für die allgemeine Nutzung gesperrt. Geheimnisschutzrechtlich geschützte Unterlagen sind erst 60 Jahre nach Entstehung für die Nutzung frei.

4. Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht, ist entsprechend § 10 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen 10 Jahre nach dem Tod des Betreffenden zur Nutzung freigegeben. Kann der Todestag nicht festgestellt werden, endet die Sperrfrist 100 Jahre, nach der Geburt.

5. Eine Änderung der Sperrfristen bedarf der Zustimmung der abgebenden Stellen und der Genehmigung des Rektors der Hochschule.

6. Eine Kürzung der Sperrfristen ist statthaft, sofern Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen und schutzwürdige Belange Dritter nicht berührt werden. Fristenverkürzungen bei Unterlagen über natürliche Personen sind nur statthaft, wenn der Betroffene schriftlich zugestimmt hat oder wenn die Benutzung für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben bzw. zur Befriedigung eines begründeten Interesses einer anderen Person oder Stelle notwendig ist und dabei die schutzwürdigen Belange des Betroffenen und Dritter gewahrt bleiben. Liegt es im öffentlichen Interesse, können die Sperrfristen um maximal 20 Jahre verlängert werden.

7. Die Sperrfristen nach Abs. 3. und 4. gelten nicht für die Struktureinheiten der Hochschule, bei denen das Material entstanden ist und die das Material an das Archiv übergeben haben.

8. Der Benutzer ist verpflichtet, von den Arbeiten, die er unter Verwendung von Archivgut verfasst hat, dem Archiv ein Belegexemplar unentgeltlich zu übergeben. Ohne Zustimmung des Benutzers dürfen unveröffentlichte Werke von den Mitarbeitern des Hochschularchives nur zur Erschließung von Archivgut genutzt werden, anderen Personen darf keine Einsicht in unveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden.

§ 2

1. Für die Benutzung des Archivgutes der Hochschule ist eine Benutzungserlaubnis erforderlich, die der Leiter des Archives auf schriftlichen Antrag für das jeweilige Kalenderjahr erteilt.

2. Der Benutzungsantrag enthält:

- Name und Vorname,

- Geburtstag und -ort,

- Beruf/Tätigkeit,

- Staatsbürgerschaft,

- Wohnanschrift,

- Nummer des Personalausweises,

- Auftraggeber,

- Benutzungszweck,

- Thema.

3. Jede Benutzungserlaubnis gilt nur für die darin bezeichnete Person und für ein bestimmtes Arbeitsthema. Wird im Verlaufe der Benutzung das Thema erweitert oder geändert, ist ein neuer Antrag zu stellen.

4. Die Benutzungserlaubnis begründet keinen Anspruch auf:

- Vorlage und Einsicht in Findhilfsmittel,

- Vorlage von Archivgut in einer vom Benutzer bestimmten Zeit,

- Vorlage von Archivgut im Original, wenn der Forschungszweck durch Auswertung vorhandener Editionen, Reproduktionen und Mikrofilme erreicht werden kann.

§ 3

1. Alle vorgelegten Unterlagen (Archiv-, Sammlungs- und Bibliotheksgut) sind vom Benutzer sorgfältig zu behandeln.

Veränderungen in der Ordnung sowie Beschriften, Entnehmen, An-, Unter- oder Durchstreichen, Radieren, Ausschneiden, Durchpausen oder andere zustandsbeeinflussende Tätigkeiten sind untersagt.

2. Der Benutzer trägt sich mit Datum und Namen in das in jeder Archivale befindliche Benutzerblatt ein.

3. Nach Beendigung der Arbeit sind alle Unterlagen in ordnungsgemäßen Zustand beim Benutzerdienst abzugeben.

4. Die an den Benutzer ausgegeben Unterlagen können jederzeit vom Benutzerdienst zurückverlangt werden.

§ 4

1. In begründeten Ausnahmefällen ist eine Ausleihe von Archivgut an andere Archive zum Zwecke der Benutzung möglich. Für Verlust oder Beschädigung des Leihgutes haftet der Leihnehmer.

2. Sind von den gewünschten Archivalien Reproduktionen vorhanden, kommen nur diese und nicht die Originale zur Ausleihe.

3. Alle anfallenden Kosten, z.B. Versand- oder Versicherungsgebühren, hat der Leihnehmer zu begleichen.

§ 5

1. Der Benutzer ist berechtigt, Aufzeichnungen aus dem ihm vorgelegten Archivgut anzufertigen. Die Verwendung einer elektronischen Schreibmaschine - oder eines Computers kann auf schriftlichen Antrag durch den Leiter genehmigt werden.

2. Der Leiter oder ein von ihm Beauftragter sind berechtigt, Einsicht in die vom Benutzer angefertigten Aufzeichnungen zu nehmen.

§ 6

1. Die Erlaubnis zur Herstellung von Reproduktionen aller Art erteilt der Leiter. Die Ausführung der Arbeitsaufträge übernimmt das Hochschularchiv.

2. In Ausnahmefällen kann dem Benutzer die Herstellung von Reproduktionen mit eigenen technischen Mitteln oder in einer vom Hochschularchiv benannten Stelle auf Antrag gestattet werden. Das Archiv ist berechtigt, diese Arbeiten durch einen seiner Mitarbeiter zu beaufsichtigen.

3. Alle dem Hochschularchiv entstehenden Kosten sind vom Benutzer zu tragen.

§ 7

1. Die Veröffentlichungen von Archivalien bedarf der schriftlichen Antragsstellung an das Hochschularchiv und der Genehmigung des Leiters. Gleiches gilt für die Vervielfältigung und Weitergabe von Archivalienreproduktionen.

2. Vom Benutzer sind alle urheberrechtlichen und eigentumsrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

3. Die Archivalien sind nach den Vorschriften des Hochschularchives zu zitieren.

4. Haben die benutzten Archivalien einen entstehenden Anteil am Zustandekommen einer wissenschaftlichen oder publizistischen Arbeit, ist der Benutzer zur kostenlosen Übergabe eines Belegexemplares an das Hochschularchiv verpflichtet.

§ 8

1. Für die Erteilung schriftlicher Auskünfte gelten sinngemäß die Bestimmungen dieser Ordnung.

2. Schriftliche Auskünfte haben hauptsächlich dem Zweck zu genügen, den Auftragenden über die Qellenlage und die Benutzbarkeit der Bestände zu informieren; eine Direktbenutzung soll dadurch nicht ersetzt werden.

§ 9

Alle vom Hochschularchiv erbrachten Leistungen (Benutzung, Auskunftserteilung, reprographische Arbeiten usw.) sind vom Benutzer entsprechend der Gebührenordnung zu bezahlen.

§ 10

Gegen die nach dieser Benutzungsordnung getroffenen Entscheidungen kann innerhalb von vier Wochen Beschwerde beim Rektor der Hochschule eingelegt werden. Die Beschwerde hat keine aufschiebende Wirkung.

§ 11

Die Benutzungsordnung der Hochschule Mittweida tritt durch Senatsbeschluss mit Wirkung vom 09. November 1994 in Kraft.

Auszug aus der Hochschulgebühren- und Entgeltordnung

§ 10 Ermäßigung und Erlass von Gebühren für Leistungen der Hochschulbibliothek und des Hochschularchivs

(1) Museen, Archiven, Bibliotheken oder ähnlichen Einrichtungen können Gebühren oder Entgelte für Leistungen der Hochschulbibliothek und des Hochschularchivs ermäßigt oder erlassen werden, wenn die Befreiung oder der Erlass auf Gegenseitigkeit beruht.
(2) Die Gebühren gemäß der Nummern 7.3, 8.1 und 8.2 des Kostenverzeichnisses werden nicht erhoben, wenn die Erteilung der Auskünfte oder die Benutzung des Archivs
1. zu wissenschaftlichen, heimatkundlichen oder gemeinnützigen Zwecken,
2. in versorgungsrechtlichen Angelegenheiten,
3. im Wege der Amtshilfe oder
4. zu privaten Forschungen in dem den Nutzer selbst betreffenden Archivgut
erfolgt. Für familienkundliche Forschungen und Leistungen im Rahmen der Alumni-Pflege können die Gebühren gemäß der Nummern 8.1 und 8.2 des Kostenverzeichnisses ermäßigt oder erlassen werden, wenn die Forschungsergebnisse allgemein verbreitet und keine erwerbsmäßigen Zwecke verfolgt werden.
(3) Gebühren oder Entgelte für Nutzungsrechte (Nummer 8.5 des Kostenverzeichnisses) können ermäßigt oder erlassen werden, wenn die Nutzungsrechte für wissenschaftliche oder heimatkundliche Zwecke oder im Interesse der Hochschule Mittweida erteilt werden und gewerbsmäßige Zwecke damit nicht verbunden sind.

Kostenverzeichnis