6000 Studierende, 3000 Lehrveranstaltungen, 400 Dozenten, 200 Räume - das sind Zahlen mit denen das Campus-Management-System (CMS) der Hochschule Mittweida in jedem Semester umgehen muss. Dabei begleitet es den "Lebenszyklus" jedes Studierenden von der Bewerbung bis zum Bachelor- bzw. Master-Zeugnis. Es steuert Vorgänge wie die digitale Bearbeitung der Bewerbung, die Immatrikulation, die Stundenplanung, die Notenmeldungen und die Rückmeldung ins nächste Semester.
Pro Semester müssen dazu etwa 30.000 Noten, 800 Prüfungen und schließlich 1.600 Zeugnisse gebucht, organisiert und verwaltet werden - eine Mammutaufgabe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Studierendenservice der Hochschule Mittweida. Die Umstellung auf das Bachelor-Master-System, flexiblere Studienpläne und schnellere Übersicht über die eigenen Studienleistungen erleichtern den Studierenden das Leben, bedeuten aber steigende Anforderungen an das CMS. Die bisher eingesetzten Systeme sind dem nicht mehr gewachsen. Da alle fünf Hochschulen für Angewandte Wissenschaft - früher Fachhochschulen - in Sachsen vor der gleichen Herausforderung stehen, haben sie sich zum SoniC-Projekt zusammengeschlossen.
Hochschulübergreifender Zusammenschluss
SoniC steht dabei für die Sächsische Hochschulallianz zur Einführung eines Campus Management Systems. Die Allianz besteht aus den Fachhochschulen in Mittweida, Dresden, Leipzig, Zwickau und Zittau/Görlitz. Initiiert von den Kanzlern dieser Hochschulen haben sie sich zusammengeschlossen, um das gleiche Ziel zu erreichen: die Einführung eines neuen, gemeinschaftlichen und einheitlichen Campus-Management-Systems. Die Initiative der Hochschulen ist auch in die aktuellen Zielvereinbarungen zwischen den Hochschulen und dem Freistaat Sachsen eingeflossen.
Ende März trafen sich die Teilnehmer des SoniC-Projekts an der HTW Dresden. Bei dem Arbeitstreffen stimmten sie das weitere Vorgehen ab und konkretisierten die Zusammenarbeit mit den externen Beratern. In den vergangenen Wochen haben die jeweiligen Projektgruppen an den einzelnen Hochschulen 25 elementare Prozesse für das Campus-Management-System erfasst und modelliert. Jetzt sollen diese Vorgänge jeweils in Richtung eines Soll-Prozesses angepasst werden. Projektkoordinator Alexander Müller sagt: "Wir liegen im Moment sehr gut im Zeitplan. Die Projektgruppen arbeiten sehr gut zusammen und wir hoffen, dass wir bald zusätzliche Mittel beim Ministerium beantragen können."
Ausschreibung im Herbst 2014
Die Vorgänge, die den "Lebenszyklus" eines Studierenden komplett umfassen. sollen mit dem neuen CMS für die Studierenden und Mitarbeiter übersichtlicher, komfortabler und effizienter gestaltet werden. Das neue System der sächsischen Fachhochschulen soll in der zweiten Hälfte dieses Jahres ausgeschrieben werden. Danach wird das System zusammen mit einem Dienstleister eingeführt.
Unterstützt wird SoniC dabei aktuell von der Picture GmbH aus Münster. Das Unternehmen ist auf wissenschaftlich gestützte Prozessoptimierung spezialisiert. Die Kooperation wird durch die Stabsstelle Staatsmodernisierung des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa (SMJ) gefördert. Die Picture GmbH setzt SoniC in diesem Zusammenhang bereits als Referenzprojekt ein.